|
Records Management
U svakoj oblasti i svakoj državi, preduzeća moraju da posluju u okviru mnogobrojnih državnih regulativa, industrijskih standarda i internih procedura samog preduzeća. Skoro sve ove regulative, standardi i pravila uključuju i neku vrstu dokumentacije. U nekim slučajevima, pravila i regulative diktiraju i način rada sa samim dokumentima, recimo gde moraju da budu pohranjeni i u kom obliku, koliko dugo moraju da se čuvaju, kada mogu da se unište i tome slično.
Svako preduzeće generiše dokumenta različitog tipa, uključujući e-mail, papirna i elektronska dokumenta (polise, ugovore, izveštaje), digitalni materijal (slike, audio, video, prezentacije) i drugo. Neki od ovih sadržaja nema posebnu važnost (recimo, e-mail poruka u kojoj zaposleni pita kolegu u koliko sati je sastanak), ali veliki deo je od vitalnog značaja za vođenje poslovanja (kao što su ugovori, informacije o zaposlenima, izveštaji).
Kako bi rizik bio sveden na minimum, a istovremeno obezbeđena potpuna usaglašenost sa pravilima, normama, polisama i regulativama, od suštinske je važnosti kontrolisati čitav "životni ciklus" vitalnih dokumenata, uz smanjenje troškova koji proizlaze iz upravljanja svim ovim sadržajem i to kroz brisanje nevažnog materijala kome je "istekao rok".
Records Management (RM) komponenta Open Text ECM sistema omogućava upravo kontrolu čitavog životnog ciklusa bilo kog sadržaja vezivanjem sofisticiranih pravila o čuvanju i uništavanju. Ova pravila kontrolišu da li i kada neki sadržaj može ili mora da bude obrisan ili arhiviran na jeftinijem mediju.
Pored toga, RM
komponenta sistema omogućava primenu pravila i kontrole na različite
oblike sadržaja, uključujući i:
- Papirna i elektronska poslovna dokumenta
- E-mail poruke
- Ugovori
- Transakcije
Iako i DM komponenta Open Text ECM sistema donosi osnovne funkcionalnosti koje standardno povezujemo sa RM segmentom, RM značajno proširuje te funkcionalnosti i omogućava vođenje kompletne arhive:
- Preslikavanje bilo kakve postojeće strukture arhive preduzeća u elektronski oblik (prostorije, police, fascikle, itd)
- Grupisanje papirnih i elektronskih dokumenata
- Potraživanje papirnih dokumenata u određenom vremenskom periodu
- Raspolaganje papirnim dokumentima
- Kontrola pristupa
Za dodatne informacije, kontaktirajte nas na office@micro-bs.com, a možete da pogledate i  originalnu brošuru (na engleskom jeziku, PDF format) kompanije Open Text.
|
